5 conseils pour animer son évènement

5 conseils pour animer son évènement

Organiser un événement est un travail d’équipe. Une fois que vous avez choisi le lieu, le concept, et les invités, il faut encore tout organiser. Comment faire pour que l’événement vous appartienne ? Comment faire pour avoir le plus de chances d’avoir la salle pleine ? Comment faire pour que les invités passent un bon moment ? Quels sont les éléments à ne pas oublier pour avoir un événement réussi ? Nous vous proposons 5 conseils pour organiser votre évènement :

1. Créer un programme d’animation

Entre les ateliers est un bon moyen de détendre l’atmosphère lors d’un événement professionnel. Cela permet aux invités de passer un bon moment entre chaque atelier, et de se préparer à être concentrés pour le prochain. De plus, cela permet aux organisateurs d’avoir un temps de pause.

Donner le programme aux invités dès l’inscription

Pour que les invités soient informés, il est important de leur donner le programme dès l’inscription.

Définir son objectif

Avant de commencer à organiser son événement, il faut définir son objectif. Organiser un événement n’est pas gratuit, et il faut savoir pourquoi on le fait. C’est aussi une bonne façon de voir si il y a assez d’intérêt pour que l’événement se fasse.

Ne pas se prendre la tête

Organiser un événement est très stressant, surtout si on ne connaît pas les personnes qui y participeront. Il faut donc ne pas s’en faire et profiter de l’événement, comme les invités le feront.

2. Prévoir une animation ludique

Il existe un tas d’animations très sympa pour toutes les sortes d’occasion.

En effet, il faut bien choisir l’animation en fonction du thème et des invités de l’évènement.

Dans une soirée officielle professionnelle on peut proposer des animations de groupes visant à fédérer les équipes tel une course d’orientation.

Dans une soirée plutôt festive depuis peu les DJ proposent un bar à vinyles ou des photo-booth. Ces activités sont très prisées et laissent des souvenirs durables aux participants.

3. Choisir sa salle pour l’évènement

L’emplacement est capital, il définit l’image que vous souhaitez créer auprès de vos invités et des partenaires. Il doit être propre, agréable et chaleureux. Vous devez prendre en compte le nombre d’invités potentiels, les équipements nécessaires, et surtout la localisation. En effet, si vous organisez votre événement à une période où il y a beaucoup d’activités aux alentours, vos invités seront peut-être trop sollicités et ne viendront pas. Pour choisir un bon lieu, vous pouvez consulter le site de l’office de tourisme de l’endroit. Vous serez alors sûr d’avoir un bon lieu.

Les professionnels ont bien souvent des lieux privilégiés. Profitez de leur expérience pour déterminer le lieu qui sera le plus adapté à votre évènement. L’organisateur d’évènements sont les plus habilités dans cette tâche.

4. Inviter des intervenants célèbres

Certaines entreprises décident de faire venir des personnalités pour animer leur évènement . C’est un bon moyen pour attirer du monde. Les invités viennent plus facilement si il y a une vedette qui parle. Cependant, vous devez faire attention à ce que ce soit des professionnels, car si vous faites venir un animateur seulement pour le spectacle et non pour animer la soirée, vous allez décevoir les invités.

5. Réserver un espace VIP

La plupart des évènements ont un espace VIP où vous pouvez vous détendre, discuter avec les autres spécialistes, et vous rendre semblable à la vedette. Cela peut être une bonne idée si la soirée se passe bien.

Le budget sera déterminant

Ces éléments sont fondateurs pour animer parfaitement votre évènement mais il faudra néanmoins que votre budget soit suffisant. Tout dépendra de votre volonté et en fonction vous choisirez vos priorités.

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